「往復はがき」と呼ばれるはがきをご存知でしょうか。
結婚式や同窓会の案内など、格式ばった行事の参加の可否を問う際に使用されます。
そこで今回は、往復はがきの印刷をお考えの方に向けて、その仕組みと返信時のマナーについてご紹介します。
□往復はがきの仕組みとは？
往復はがきという言葉を聞いたことはあるが、使用したことがないといった方は多いのではないでしょうか。
同窓会や結婚式などの案内でしか目にする機会がないため、出したり返信したりする頻度は少ないでしょう。
いざ出すとなった際に焦らずに済むよう、往復はがきの仕組みについて押さえておきましょう。
往復はがきとは先方に文章を送信するための「往信用」のはがきと、受け取り手が返事を送信するための「返信用」のはがきを組み合わせたはがきのことを言います。
往信時には、受け取り手の宛名面が表に出るように二つに折って送ります。
一方、返信時には往復はがきを中心で切り取り、返信内容を書いて発信者に送り返します。
ではここで、往復はがきを作る際の注意点についても見ておきましょう。
まず、往信の宛名には、受け取り手の住所・氏名を書きます。
また、この時に返信用の宛名を左下に入れておくことを覚えておきましょう。
つまり、発信者の住所と氏名を書いておくということですが、その際に「様」ではなく「行」または「宛」を小さく書くという点に注意する必要があります。
発信者と先方の氏名と住所を記載したら、次に内容を詰め込んでいきましょう。
まずは、往信面の文章です。
格式ばったイベントのご案内などを入れる場合は、この部分には普通のはがきと同様に、挨拶文の後に日時や場所、会費、返信締め切りといった必要事項をもれなく分かりやすいように記載します。
そして次に、返信の記入欄を作りましょう。
先方に返信してもらいたい内容を記入もれが無いように用意しておきます。
項目の数やレイアウトは分かりやすく整理しておくといいでしょう。
投函時には送り先の住所・氏名が外側になるように折り目を付けておきます。
□返信時のマナーとは？
往復はがきが届いたら、半分に折られている部分で切り分けて、往信はがきと返信はがきに分けます。
往信はがきは開催要項の確認用として大切に保管しておき、返信はがきには必要事項を記載してポストに投函します。
切手はすでに貼られている状態で届いているケースが多いため、基本的には返信時に添付する必要はありません。
このような手順で返信はがきを投函しますが、返信時に気を付けておくべき常識的なマナーがあるのでここで確認しておきましょう。
まず、返信先の敬称を修正する必要があります。
あらかじめ書かれている宛名面では、返信先のお名前の下、あるいは左下にある「行」や「宛」を二重斜線で消し、「様」と書きかえます。
この部分が社名や部署となっている場合は「御中」と書きかえます。
また、自分への敬称が使われている場合も同様に修正しておきましょう。
御出席やご住所などの「御」や「ご」を二重斜線で消しておく必要もあります。
最後に、選択肢がある往復はがきの場合は、出欠の回答をする場合にも正式な方法があります。
選ばない方を二重線で消し、御出席や御欠席の丁寧語の部分、「御」もまた二重線で消します。
さらに、回答時もそのままにしておくのではなく、気遣いを添えた文章を入れるとより丁寧な表現になるでしょう。
□まとめ
往復はがきとは往信用と返信用のはがきが一続きになったものを指します。
送る際にも返信する際にも、書き方やマナーがあるので注意しておきましょう。
特に返信時には、自分への敬称を消したり、相手への敬称を書きかえたり、出欠の回答を消したりする必要があります。
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