読まれる会報の書き方とは?ポイントをご紹介!

広報誌を読んだことはあっても、作成をしたことがある方はあまりいらっしゃらないのではないでしょうか。
そして、実際に広報を作る担当になった際、どのように作ればよいか、手順も分からない場合も多いでしょう。
そこで今回は、広報の書き方とポイントについてご紹介します。

□会報の書き方をご紹介!

ここでは、会報誌の書き方を順にご紹介します。

*発行の目的を考え、編集の体制をつくる

まずは、会報誌をどのような内容にするかなど、方向性を決定しましょう。
会報誌は、個人で作ることはあまりありません。
チームで広報誌を作ることが多いため、会報誌の全体の方向性を決め、チーム全員の認識がずれないようにすることが重要になります。
どんな内容でどれくらいの分量で、どのようなデザインで作るのかを決め、何を一番読み手に伝えたいかということを検討しましょう。

同時に、制作にかかるスケジュール、箇所ごとに編集担当者を決めるなど、チーム全体で協力して編集体制を作り上げましょう。

*編集会議や取材を行う

会報誌の編集メンバーで会議を行い、どのような内容の記事にするかを決定しましょう。
また、発行の締め切り日の確認をしたり、広報のレイアウトも会議で検討しましょう。
記事内容が決まったら、次は内容を深ぼるための取材を行います。
取材に行きたい団体や個人に事前にアポイントを取って、取材に協力してもらいましょう。

その際、取材の目的や写真撮影の許可も併せて申請しておきましょう。
お互いに気持ちの良い取材にするためにも、丁寧な取材を心掛けましょう。

*原稿の作成・編集・校正

取材で得た情報や、事前に考えたレイアウトをもとに原稿を作りましょう。
記事の制度を高めるために、他の人にチェックをしてもらうことがおすすめです。
特に、誤字や脱字、文章表現については入念な確認をしましょう。

また、写真を使用する際は、肖像権にもかかわるため、事前に掲載許可を取っておきましょう。
さらに、参考文献がある場合は、その旨の明記が必要です。

*入稿・制作

紙面に原稿やレイアウトをまとめ、印刷会社に入稿します。
入稿後、再び校正を行い、印刷して完成です。

□読まれるために大切なポイントをご紹介!

広報は、読み手が読んでいても、全く内容が伝わらない文章であってはなりません。
きちんと相手の心に届けることが最も大切です。
そのために、次の3つのポイントを意識して、記事質の向上を図りましょう。

1つ目は「ターゲット意識をすること」です。
これは、相手がその文章をどう受け取りどのように感じたかどうかを明確にすることです。
相手を意識した文章にすることで、読み手も共感しながら読めます。

2つ目は「目的意識をすること」です。
これは、何を伝えたいかを明確にすることです。
広報には、チームで決めた目的があるため、その目的と内容が合致しているかを確認することがおすすめです。
目的を常に意識することを心掛けましょう。

3つ目は、「反応・行動」です。
これは、どうなってほしいかを考えることです。
この記事の内容を通して、読み手に行動をしてもらえるかどうかを吟味してみましょう。
これらのポイントを意識することで、文章の質は向上するでしょう。

読み手のことを常に考えて、何が最も伝わりやすいかを考えることが非常に重要です。
読み手がいてはじめて文章は成り立つので、これらの3つのポイントを意識してみましょう。

□まとめ

この記事では、広報の書き方とポイントについてご紹介しました。
広報の書き方でお悩みの方は、この記事を参考にして検討してみてはいかがでしょうか。
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