見やすい資料作成のコツとは?ポイントをご紹介します!

資料作成の際に大事なことの1つは、「見やすいかどうか」ではないでしょうか。
もちろん、皆さんが見やすさを意識して資料を作られるとは思いますが、意外と難しいと感じる方も多いですよね。
そこで本記事では、見やすい資料を作るコツをご紹介します。

□資料作成の大原則をご紹介!

資料作成が難しいと感じる方や苦手意識を持っている方は多いと思います。
伝えたい内容をできるだけわかりやすく伝えるためには、ポイントを押さえることが大切です。
ここでは、資料作成の大原則をお伝えします。

1つ目は、資料作成の目的を考えることです。
資料作成の目的の1つは、資料を通じて自分が期待する行動を読み手にとってもらうことです。
資料作成自体が目的になってしまい、装飾に力を入れすぎてしまう方がいらっしゃいます。
もちろん、見た目が良い資料を作ることも大切ですが、それに気を取られすぎて資料作成の本来の目的を忘れないようにしましょう。

2つ目は、読み手の立場になることです。
先述の通り、資料作成の最大の目標は読み手に狙い通りの行動をとってもらうことです。
そのように読み手の心を動かすような資料を作るためには、資料を読んだ人がどう感じるかまで考えると良いですね。
その際に、読み手が誰なのか、前提知識、性格を考慮するとより具体的に資料の方向性を決められるでしょう。

□資料作成の構成のコツとは?

資料作成の際には、構成が大切です。
まずは、目次を作って全体の流れを決めましょう。

例えば、プレゼンの冒頭で聞き手が疑問や不満に思っているであろうことを提示します。
そして、解決策やそのメリットを客観的な根拠を交えて話します。
その後、聞き手の心を動かすようなメッセージを盛り込みます。

次に、資料を作る上での具体的な構成のコツを知りたいですよね。
ここでは、良い例と悪い例を交えてご紹介します。

悪い資料に共通する特徴は、スライドに含まれている情報量が多いことです。
それによって、読み手がポイントを掴めない事態が起こります。
情報と聞くと単に文章量が多いと思う方もいらっしゃると思いますが、この場合は文字数だけでなく配色や図、イラストも含まれます。

良いプレゼンの場合は、情報量が上手に調節されており見やすいです。
見やすいスライドにするためには、以下の点を注意しましょう。

・使う色は3色までに抑える
・ポイントをはっきりと簡潔に伝える
・文字数を調節する
・フォントにこだわる
・客観的なデータを示す
・図などの視覚的な情報を含める
・アニメーションを使いすぎない

□見やすいレイアウトにするためのポイントをご紹介!

ここでは、さらに詳しくレイアウトに関して解説します。
見やすさにこだわりたい方は、必読です。

1つ目は、対応するものに同じ色を使って情報をグループ化することです。
色分けの方法には、テキストと図中の文字色を一致させる方法や、図の枠の色と見出しの文字色を一致させる方法があります。
色分けによって、スライドの中で関連性のあるものが分かりやすくなります。

2つ目は、余白をとることです。
スライドの端から端まで情報を詰め込むと、圧迫感や見にくさを感じます。
文字と文字の間や文字と図の間は、しっかり距離を持たせると良いでしょう。

3つ目は、文字と枠を別で作ることです。
枠の中に文字を書くことがあると思いますが、枠中に直接テキストを入力するのではなく、別にテキストボックスを設けて入力しましょう。
そうすることで、余白を上下左右均等に、そして十分に取れます。

□まとめ

本記事では、見やすい資料作成のコツをご紹介しました。
今まで意識したことがなかったポイントを知った方も多いかもしれませんね。
記事を参考に資料作成に取り掛かってみてください。
資料を印刷する際は、ぜひいんさつ工房にお任せください。