「レジュメとアジェンダって何が違うのかな」
このようにお思いの方はいらっしゃいませんか。
アジェンダやレジュメは外資系やIT企業でよく使用されますが、違いについてイマイチ分からないという方も多いでしょう。
そこで今回は改めてそれぞれの違いについてご紹介します。
□違いについて知っておこう
会社の会議などで「アジェンダを配布します」と言われたことがある人は多いのではないでしょうか。
このような場面では使われるアジェンダは、レジュメとも言い換えられます。
同じように聞こえるけど、違いが分からないと思っている方も多いでしょう。
そこでここでは両者の違いについて紹介します。
＊アジェンダの意味
アジェンダの基本義は会議で話し合うべきことであり、議題や協議事項のことです。
英語であらわすとリストとなっていますが、1つの議題を指す訳ではありません。
日本語にすれば議事日程が最も意味として近いです。
つまり、アジェンダとはしっかり議題が盛り込まれたものであり、会議の日程のみが記載されたものではありません。
他にも議題や議事日程といった言葉から、行動計画といった意味でも使用されます。
しかしこの意味の場合は通常、個人としてではなく、企業や国際機関などの行動に使用されます。
＊レジュメの意味
レジュメの基本義は要約です。
論文を要約したものでは、論文のタイトルが示された次のページに目次としての使われます。
大学の講義やゼミで発表者が配布する内容を要約したプリントもレジュメと言われています。
ビジネスの場面でも、発表前に内容をまとめた配布資料のことをレジュメと言います。
＊それぞれの違いとは
アジェンダとは会議などで皆で話し合う内容をまとめた議題です。
一方でレジュメは、聞き手に向かって一方的に話す内容をまとめたもののことです。
このように違いがあるため、しっかり押さえておきましょう。
□アジェンダを作るメリットとは？
ここまでは両者の違いについて紹介しました。
続いてはアジェンダを作るメリットについて紹介します。
1つ目は目的が明確になることです。
会議は会社としての方針が固まったり明確に何をすべきか分かったりと良いことが多いです。
しかし頻繁に行われると拘束時間が増え、本来のやるべき仕事に影響を与えてしまいます。
だからこそアジェンダであらかじめ議題を示しておくことによって、論点からの脱線を抑制できます。
これにより目的が明確になり、議題に関して集中的に話し合えるのです。
2つ目は効率が良いということです。
会議の前に参加者同士がアジェンダを共有しておくと、準備ができた状態で会議にのぞめます。
これから何が話し合われるのかを全員が把握した状態になるため、無駄のない会議が可能です。
3つ目は時間の無駄を削減できることです。
アジェンダは議題といった意味がある上に、議事日程としての側面も持っています。
そのため具体的な時間や、どの議題にどのくらいの時間を割くのかといった予定も示されている場合が多いです。
これにそって会議を進めて行けば、時間を効率的に使えて会議が長引くことを減らせます。
□コツを抑えておこう！
ここまではメリットについて紹介しました。
アジェンダの無駄を省けて効率性が上がるという点は、非常に大きなメリットです。
最後はアジェンダを作る際のコツについて紹介します。
まずは会議終了時の状態についてです。
会議が終わった後に、どのような状態になっていたいかを考えましょう。
次に参加者が共通認識を持って会議に参加できるようにどのようなインプットがあれば良いのかを考えます。
これは会議を行う上で必要になる知識や情報を新たに吸収させることで、全体的な生産性を上げるためです。
最後にどのように議論をまとめるのかです。
この流れはシナリオを作る論点に似ています。
これから行う会議を想像することでより良いアジェンダを作れます。
そういった意味では、アジェンダ作りが会議の品質を決めるといっても過言ではないでしょう。
□まとめ
今回はアジェンダとレジュメの違いについて紹介しました。
他にもアジェンダを作るメリットやコツについても理解は深まったでしょうか。
お悩みことがございましたら、ぜひいんさつ工房にご相談ください。
