「プレゼン資料はどうやって印刷したほうがいいのか？」
「両面印刷はビジネスマナーとして大丈夫なのか？」
このようにお考えの方は多いのではないでしょうか。
会議資料は、両面印刷か片面印刷か迷う方が多くいらっしゃいます。
ビジネスマナーにおいては、場合に応じて印刷方法を使い分けることが大切です。
会議参加者やクライアントにとって見やすいような資料を作成したいですよね。
今回はそんな方向けに「資料印刷の注意点」について詳しく解説します。
□資料印刷の注意点
＊会議資料は両面印刷がほとんど
会議資料の印刷は白黒の両面印刷が適しています。
よくある失敗として、カラーで送付された資料の原案を、そのままカラーコピーする方がいらっしゃいます。
会議資料を作成する場合、モノクロの両面印刷が一般的な作成方法です。
企業の多くは、資源の無駄を避けるために、モノクロの両面印刷を推奨しています。
また、印刷量を減らしコスト削減をはかっている企業もあるようです。
社内用のプレゼンでは、上記のようにコストを削減することが大切です。
＊片面印刷の場合
一方で、資料作成では片面印刷が適しているケースもあります。
外部のクライアントに対してプレゼンする際、片面印刷がビジネスマナーです。
また、社内の会議で、色分けが必要な細かい表やグラフは、モノクロを使用すると伝わりにくいでしょう。
大切なプレゼン資料の作成で迷った場合、先輩や上司に確認してみてはいかがしょうか。
＊資料の見やすさが大切
プレゼン資料のグラフや図案が小さいときは、拡大コピーや見やすくする配慮が大切です。
ビジネスマナーを意識して、見づらいプレゼ資料になると本末転倒といえます。
また、資料の綴り方（つづりかた）が企業によって変わる場合があります。
資料が縦書きか横書きか把握して、資料を綴るため余白を確保しておきましょう。
□資料作成のポイント
＊試し刷りをする
プレゼン用の資料を全員分作成する前に、試し刷りしておきましょう。
印刷方法やコピー形式が誤っている場合や、髪の毛やホコリが一緒に印刷される場合は刷り直さなければなりません。
用意した資料が理由で、担当のお客様や上司から評価が落ちるのは避けたいところです。
資料作成の確認後に、合わせて試し刷りをしてみてはいかがでしょうか。
＊資料の留め方
資料作成ではホチキスの留め方にも注意してください。
A4横書きの資料は基本的に左留めですが、縦書きの場合は右留めです。
また、ホチキスは資料を開きやすいように45度の角度で留めることがポイントです。
一方で、ホチキス以外の留め方が適しているケースもあります。
資料数が多ければクリップ留めやファイル形式での用意をオススメします。
最適な資料作成を考えて、先輩や上司にフィードバックをもらうことが大切です。
＊プレゼンの準備力は基礎
プレゼンの準備は段取りや確認、フィードバックをもらう姿勢のように、社会人にとって基礎的な能力が必要です。
つまり、プレゼンの準備を重ねれば、こうした能力は磨かれるでしょう。
大切な場面でプレゼンが成功できるように、必要に応じてプリントや印刷方法を工夫してみてはいかがでしょうか。
□まとめ
今回は「資料印刷の注意点」について詳しく解説しました。
社内用にプレゼン資料用に作る場合は、モノクロの両面印刷がほとんどです。
一方で、資料を見やすくするために、カラーコピーや片面印刷が適しているケースがあります。
資料の準備を十分進めた上で、わからない部分があったら先輩や上司に相談することが大切です。
万全の準備で、評価の高いプレゼンができるといいですね。
ご不明な点がございましたらお気軽に当社いんさつ工房までお問い合わせください。
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