「資料の作成を任されたけどよい構成が思いつかない。」
「資料を作ってみたけれどみづらい。」
みなさんはこんな経験ありませんか？
慣れていなければ、見やすくてわかりやすい資料を作るのはなかなか難しいですよね。
この記事では、わかりやすい会議資料を作成する考え方、コツについてお教えいたします！
□会議資料はなんのために作成するのか
会議資料はなんのために作成するのか、もし聞かれたら答えられますか？
当然のことかもしれませんが、資料を作成しているうちに失念してしまうこともあるかもしれません。
会議資料は、会議におけるゴールの達成をサポートするために作ります。
ここで気をつけるべきことは、会議資料はあくまで説明のサポートであることです。
以上を踏まえて、会議資料の構成とコツについてお話していきます。
□会議資料作成の考え方・コツ
＊1：会議・資料の目的を把握する
会議には、大きく分けて3つの種類があります。
それは、決定するための会議と報告するための会議、そして案を出すための会議です。
会議の目的を把握せずに作成すると、本当に必要な情報が不足していたり、逆に余分な情報が多かったりする資料になってしまいます。
決定するための会議であれば、複数の選択肢からの決定基準や、比較するための情報を揃える必要がありますよね。
逆に、決定基準に含まれていない情報は優先順位が低いか、むしろ無駄に長くなるだけで必要ないでしょう。
その会議は「誰が」「何を」するための会議かを確認し、そのターゲットに向けてどのような情報が必要なのかをはっきりさせてから、資料を作成することをおすすめします。
＊2：資料の構成
資料の大まかな構成は、会議の種類や目的にもよりますが、
・会議のゴールの共有
・会議を行うに至った背景の共有
・会議で扱う事柄に関する現状の共有
・今後のスケジュールの共有
このような形が基本です。
行う会議に合わせて、追加したり削ったりすることをおすすめします。
資料では、5W1Hの中で必要なものを意識して情報を並べていきます。
例えば、
・Why（なぜ必要か）
・What（何を実行するか）
・Who/Where（誰が、どこが実行するか）
・When（いつ実行するか）
・How（実行するとどうなるか）
・How much（実行にいくらかかるか）
このような順番で並べます。
5W1Hの中のそれぞれの情報は、具体的なものを心がけ、伝えたいことの根拠を準備します。
＊3：資料作成のコツ
会議は短い時間で行われますので、資料からは文字を極力削ぎ落とし、図やグラフ、数字を盛り込むことを意識します。
説明を聞きながら、同時に文字を読み続けることは大変ですし、もし内容が全く同じならその資料は必要ないですよね。
また、読み手が必要な情報を見つけやすいように、資料におけるフォーマットを統一させます。
例えば、文字に関しては、見出しや本文、参考資料のそれぞれにおいて、フォントや大きさ、（強調する際の）色、行間の幅などです。
他にも、背景色およびデザインのテーマを統一させることでも視覚的によい資料が作れます。
逆にこれらが不統一だった場合、説明を聞きながら資料から情報を見つけるのに手間取ってしまいますよね。
□まとめ
この記事では、わかりやすい資料を作成する際の考え方、気をつけること、コツをお話しました。
会議資料の作成に関してお困りのみなさんの一助となれたならば幸いです。
どれも簡単なことですが、意識するだけで非常に伝わりやすい資料を作成できますのでぜひお試しください！
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