「打ち合わせ用のレジュメってどうやって作るの？」
「打ち合わせ用のレジュメにおいて、目次の付け方がわからない」
みなさんはこんな経験ありませんか？
この記事では、打ち合わせ用のレジュメを作成する方法、目次の付け方についてお教えいたします！
その前に、レジュメの理由や目的を説明していきます。
□打ち合わせにレジュメが必要な理由
打ち合わせを行う際のレジュメは、ファシリテーター1人で、10分〜1時間程度で作成できるため、生産性を向上させるのに手早くかつ効果的な手段です。
生産性を向上させられる理由としては、主に以下の2つが挙げられます。
＊打ち合わせ参加者の意識
・たどり着きたいゴールを共有することで、全員で打ち合わせを作る意識を共有する。
・参加者が参加する意義を明確にさせられるので、打ち合わせにおけるモチベーションにつながる。
＊打ち合わせをスムーズに進める準備
・打ち合わせにおける論点を事前に共有できる。
・打ち合わせの前に必要な情報を集めることを促せる。
・打ち合わせの各パートで使える時間を周知できる。
打ち合わせを行う際のレジュメの必要性・メリットをご理解いただけたかと思います。
ここからは、実際にレジュメの作り方とその中での目次の付け方についてご紹介していきます。
□レジュメの作り方・目次の付け方
レジュメを作る際には、以下のように作ります。
また、目次の付け方については、「議題・時間配分」の項目で説明しています。
＊打ち合わせの名前
はじめに打ち合わせの名前を記載します。
その打ち合わせにおける大きなテーマを含めた打ち合わせの名前にしてもよいです。
＊日時・場所
打ち合わせを行う日時・場所を記載します。
＊目的
打ち合わせは目的を軸に進められます。
そのため、最も重要なポイントですので、「○○の決定」や「▼▼についての情報共有」などと目的を明確に記載しましょう。
＊ファシリテーター・参加者名
会議におけるファシリテーターや議事録を書く人、参加者の名前を記載します。
誰がどの内容に関わっているかを明確にすることで、会議後の仕事もスムーズに勧めやすくなり、生産性の向上につながります。
＊議題・時間配分
各議題とそれぞれに掛ける時間の配分を記載します。
議題については、大きな議題だけでなく、その議題の中で具体的に何を話し合うかも明確にするとよいです。
例えば、以下のように目次をつけます。
・採用する案の決定（14:00〜15:00）
・各案の概要説明（14:00〜14:20）
・各案に対する意見出し（14:20〜14:40）
・まとめおよび採用案の決定（14:40〜15:00）
＊配布資料・次回の予定・メモ欄
配布する資料についても、揃っているか各参加者が確認しやすいように明記するとよいです。
次回打ち合わせの予定があるならば、これも書いておくことをおすすめします。
打ち合わせの内容を振り返る際に大抵の場合、一番に見るものがレジュメですので、レジュメにメモ欄を作っておくことで参加者が後から見直しやすくなります。
レジュメの作り方・目次の付け方のご紹介は以上です。
みなさんは打ち合わせ用のレジュメを作成できそうでしょうか？
□まとめ
この記事では、打ち合わせ用のレジュメを作成する方法、目次の付け方をお話しました。
どのような意識を持ってレジュメを作っていくか、具体的にどのようにして作っていくかご理解いただけたかと思います。
レジュメの作成に関してお困りのみなさんの一助となれたならば幸いです。
打ち合わせ用のレジュメを作る際には、上記の内容をぜひ参考にしてみてください。
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