「プレゼンの資料作成にとても手間取ってしまう。」
「資料作成の度に何から手を付けていいか分からない。」
このようにお考えの方が多いのではないでしょうか。
プレゼンをする時にきちんとまとまった資料があると安心できますよね。
最近ではプレゼンをするときにパワーポイントは必須アイテムです。
そこで今回はパワーポイントを使ったプレゼン資料作成の手順について詳しく解説します。
□パワーポイントを作成する前に
＊目的を考える
まず、パワーポイントを作り始める前にプレゼンの目的を考えましょう。
いきなり何もない状態からパワーポイントに手を付けると、まとまりのないでき上がりになってしまいます。
求められるものが何なのか、相手に理解してほしいことは何なのかを明確にする事で、その後の資料作成のスピードが大幅に上がります。
＊テーマを決める
目的を明確にしたら、その目的を達成するために相手に何を言いたいのかをはっきりさせましょう。
このメッセージには相手が惹きつけられるような具体的なメリットを含むとより効果的なプレゼンができるでしょう。
＊情報を整理する
プレゼンをするためには沢山の調査をしますよね。
調査した結果、情報が多すぎて結局どの情報をどう使えばいいのかわからなくなる時があります。
調べた情報は、理由・効果・条件といったような項目に分けて整理をしましょう。
理由の項目ではどうして相手にとって必要なのかを示します。
効果の項目ではどんなメリットをそこから得られるのか、そして条件の項目では実際にどのように実施するのかということを示します。
＊伝える順番を考える
ここまでに整理した情報を今度は相手に伝わりやすいように並び替えます。
基本的には、「イントロ」、「ボディ」、「エンディング」の順番に並べるといいでしょう。
この順番は聞く側の人がストレスを感じないで聞ける論理的な構成と言われています。
イントロでは、原因や課題を提起して聞く人の興味を惹きましょう。
ボディでは、課題に対する解決策と効果を紹介します。
そして、エンディングでストーリー全体をまとめましょう。
もし補足資料や補足点がある場合は最後に付け足すと良いでしょう。
＊確認と修正
最後にここまで作った流れが論理的であるか、矛盾点はないかといったことを確認します。
もし、客観的に聞いて理解できないところがある場合は修正をしましょう。
□パワーポイントの作成
＊パワーポイントの作成手順
・スライドのデザインを決める
・文字を打ち込む
・グラフを挿入する
・アニメーションを挿入する
・SmartArtを挿入する
この手順でパワーポイントを作成するとスムーズに作成することができます。
＊パワーポイント作成のコツ
パワーポイントはあくまでプレゼンを理解しやすくするためのツールにすぎません。
そのため、パワーポイントが主役になってしまわないように注意する必要があります。
パワーポイント内で表示する文章は分りやすいようにできる限り文字数を減らしましょう。
文字の大きさもできる限り大きくしましょう。
口だけでは説明するのが難しい図や表を多く入れると良いでしょう。
そうすることで、聞いている人に伝わりやすくなります。
□まとめ
今回はプレゼンでの資料の作成手順について詳しく解説しました。
プレゼンの資料作成がスムーズに行えると仕事の効率が大きく上がります。
プレゼンの際に、聞く側の人に対してもパワーポイントのスライドのコピーを配布しておくとメモが取りやすくていいですよね。
当社ではそういった会議やプレゼンの資料を安く、早く、丁寧に印刷しています。
資料作成の際は是非当社にお任せください。
今回紹介した手順とパワーポイント作成時のコツを資料作りに生かして頂けると幸いです。
ご不明な点がございましたらお気軽に当社までお問い合わせください。
当社の経験豊富なスタッフがプレゼンの資料に関して全力でサポートいたします。
