社内のプレゼンテーションへ向けて、資料の作成に追われている方のお悩みで多いのが、資料作成におけるマナーやルールではないでしょうか。
そこで本記事では、プレゼンに用いる資料を作成する際の注意点やマナーについて解説します。
□印刷の面はどの点に注意すれば良いのか
会議やプレゼンなどの資料の印刷において多くの方が初めに直面する悩みどころが、資料を印刷する際の面の設定でしょう。
片面で印刷するか、両面印刷にしてより多くの情報を記載できるようにするかはどちらでも良いように見えて、実は重要なポイントですよね。
また印刷の面や向きだけにとどまらず、モノクロで印刷するかカラーにするかの問題も見逃せません。
外部に向けたものではない、組織内部でのプレゼンや会議に用いられる資料は、基本的には両面印刷が一般的です。
また、多くの場合は経費削減のためにモノクロで印刷されています。
組織の内部のみで使用されるものですから、いかにコストカットを実現するかも忘れてはならない重要なポイントとなります。
一方で、細かなグラフや表を多用する場合はカラー印刷のほうが良いこともあります。
特に円グラフや分布図などを用いる場合は、モノクロでは内容が伝わらない可能性があります。
その点は上司の方などと相談して、臨機応変に対応するようにしましょう。
□資料の綴じ方はどのようなことに気を付ければ良いのか
両面印刷の設定をして、いざ印刷してみると裏面の印刷の向きが逆になってしまった経験がある方は多いのではないでしょうか。
せっかく印刷した資料が無駄になってしまう現象ですが、この原因は実は印刷の綴じ方に問題があったのです。
印刷の際の設定は大きく分けて、「用紙を印刷する向き」と「綴じ方」の2つ要素に分けられます。
前者はタテおよびヨコ、後者は長辺綴じおよび短辺綴じのそれぞれ2つ、即ち4通りの設定方法があります。
これらは印刷する際のページレイアウトや印刷の方向といった項目から設定できるので、資料を印刷する直前で一度資料の内容と照らし合わせて確認するようにしましょう。
また、印刷した資料をまとめる時にホッチキスを使用される方も多いと思われますが、実はホッチキスのとめ方にもマナーがあります。
まとめる資料が縦書きの場合は、ホッチキスでとめる正しい場所は右上、横書きの場合は左上であることはご存知でしたか。
ページをめくる時に持つ位置の、ちょうど対角線上の位置をとめるようにすれば分かり易いかもしれません。
加えて、ホッチキスでとめた際の針の向きにも気を配る必要があり、縦書きの場合は正面から見て左上から右下にかけて、横書きの場合は右上から左下にかけて針がかかるようにとめましょう。
□プレゼン資料に最適な印刷のサイズとは
プレゼンの資料において、多くの人の印象に残りやすいポイントの1つに、印刷するサイズの問題があることも忘れてはいけません。
現在のビジネスシーンにおいて用いられる資料のサイズは、A4サイズが一般的といえます。
しかし、記載する文字の量やレイアウト,グラフ、表の有無によってはA3サイズを用いることも多いです。
A3はA4用紙を2枚合わせたほどのサイズです。
また、印刷する用紙のサイズが変更されると、資料ごとのページ数も変わります。
小さい用紙サイズにして、ページ数をその分増加させるなどの工夫も考えてみてはいかがでしょうか。
□まとめ
今回はプレゼンや会議などに使用する資料を印刷する際のマナーや注意点について解説しました。
資料1つのマナーを知っておくだけで、プレゼンのみならず作成者の評価上昇にも繋がります。
今回の記事が、資料の印刷で悩んでおられる方の参考になれば幸いです。
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