上手な報告資料作成のポイントとは?プレゼン資料との違いについても解説します!

社内向けの状況報告や上司との通信手段として報告書に触れる機会は多いのではないでしょうか。
報告書は現代ビジネスにおいて必須のツールです。
そこで本記事では、報告書とプレゼン資料の違いや分かりやすい報告書作成についてのポイントを解説します。

 

□報告資料とプレゼン資料の違い

報告資料とプレゼン資料では、第一に目的が大きく異なります。
プレゼン資料が物事を解決に導くためのプロセスや手法を伝えるのに対し、報告資料は物事の結果を伝えるためのものです。
その違いが顕著に表れているのが両者の構成の順番です。

プレゼン資料の場合、ほとんど全てのケースで現状の報告をはじめに明確にし、その上で発見された問題に対して解説策を立てるという筋書きがなされています。
それに対して報告書は、目標を実現するための過程やプランを初期段階で立てておき、そこでどのような結果や数字が得られたのかを明確にします。
いわば、フィードバックを獲得するための手段とも言えます。

いずれのケースにおいても重要なのは、現在自分が手掛けているのは「報告書」なのか「プレゼン資料」なのかを常に意識することです。

 

□分かりやすい報告書作成のコツ

誰もがわかりやすいと感じる報告書を作るにはどうしたらよいのでしょうか。
報告書の分かりやすさを左右する要素として、内容の簡潔さとボリュームが挙げられます。
報告書の内容やボリュームは、どのような場合、誰に向けたものなのかという条件によって変わってきます。
以下で詳しく見ていきましょう。

 

*組織のトップや重役に提出する報告書

目上の方は自分が関係する業務以外にも様々な業務に携わっており、忙しいと考えられます。
提出する書類はなるべく簡潔にし、分量もA4用紙1枚分程度に収めておきましょう。
また、現場の状況がいち早くわかるように、所見を添えることも忘れてはいけません。

 

*職場の先輩や上司に向けた報告書

こちらも上記のトップに向けた書類と同じで、内容はなるべく簡潔にまとめるのが好ましいですが、可能な範囲で詳細を記入した方が無難です。
状況や要望に応じた臨機応変な対応を心がけましょう。

 

*クライアント向けの報告書

こちらは外部に向けた書類なので、自分が所属する組織向けの書類よりも入念なチェックを行う必要があります。
要点をまとめた書類を1枚、別途に詳細を記入した用紙を2~3枚程度用意しておくとよいでしょう。

加えて、見やすい資料のポイントとして第一に挙げられるのは伝えたい内容が一目でわかることです。
タイトルに、報告の内容を20字に収まるように記入するのがよいでしょう。

内容については、簡潔にするため一度の文章に費やす分量を3行以内に収まるようにしましょう。
また、物事の起承転結をはっきりとさせるだけでなく、次にどんな行動をとるのかを明示することが重要です。

 

□報告書作成にあたっての注意点

ミスを指摘されないためにも、内容が抜け落ちていないかを入念に確認しましょう。
単位や数字、意向や固有名詞が欠落していると、その報告書は誰かに都合の良い文書となってしまいます。

また、必ず事実に忠実に内容を書くことを忘れてはいけません。
報告書は今後の動きを左右する文書です。
憶測や希望的観測を交えるのは原則NG事項です。
読み手が必ずしも自分の意思をくみ取ってくれるとは限らないですよね。

さらに、謝罪文書の場合は、口調を「ですます調」で統一することも重要です。
相手に謝罪の意思が伝わるよう、表面だけでなくこちらの非をしっかりと認めた上で、誠意をもって執筆しましょう。

 

□まとめ

今回は報告書を作成する際のポイントや注意点について解説しました。
自分が本当に伝えたいことは何かを念頭におくことを常に意識することが、分かりやすい報告書作成のコツです。
今回の記事が、印刷及び報告書作成に関する悩みをお持ちの方のお役に立てば幸いです。