資料をまとめる際には、どのツールを使えば良いのか迷ってしまいますよね。
今回は、エクセルでの資料のまとめ方についてご紹介します。
エクセルを用いることでどんなメリットがあるのか、どんな点に気をつけるべきかを知っておくと、より良い資料づくりができるかもしれません。
□エクセルで資料を作成するメリットとは？
まずは、エクセルで資料を作成するメリットを2つご紹介します。
1つ目に、見た目が整えられることです。
同じく資料作成によく使用されるツールにワードがあげられるでしょう。
ワードでは、文頭を揃える場合にはスペースを用いてルーラーで調整しますよね。
そうすることで、アルファベットを使用した際に文頭がずれてしまう、ぱっと見ただけでは揃っているのかわからない、ということも起こりうるのではないでしょうか。
一方、エクセルではセルという区分けされたスペースを基にして空間を調整します。
これによって、フォントを変更したり、アルファベットを使用したりしても、行がずれてしまうことを防げるでしょう。
2つ目に、エクセルではグラフや表を簡単に挿入できることです。
資料作成の際には、さまざまなデータを活用することも多いのではないでしょうか。
そういったデータをわかりやすくまとめて説得力を持たせるためには、グラフや表が必要になってきますよね。
エクセルでは、セルを結合させたり、線を引いたりすることによって簡単に表やグラフを作成できます。
作成した表には関数を挿入して自動計算させることも可能ですし、データの更新の際にも数字を更新するのみで済みます。
資料にグラフや表を挿入する必要がある方は、エクセルを使うとスムーズに作成が進められるでしょう。
□エクセルを用いることのデメリット
エクセルを使用する際には知っておくべきデメリットもあります。
これらを知っておいて、後から対応に追われることがないようにしておきましょう。
1つ目に、一般の方よりも知識が必要になることです。
関数を使って複雑な計算を効率化したり、オリジナルの書式を作ったりする際には、それなりの知識が必要になります。
あまり知識がないなか使用してしまうと、計算ミスにつながってしまうかもしれません。
ネットからでも知識は得られるので、事前に少し勉強をしておくとエクセルの有効活用ができるでしょう。
2つ目に、印刷時に注意が必要なことです。
エクセルでは、セルのなかに文章を収められるという性質から、画面上で見えている通りに印刷されないという懸念点があります。
何度も修正をする必要が出てくる前に、編集の時点から懸念点を把握しておき、注意しながら作成することが必要でしょう。
□エクセルでの資料のまとめ方ポイント
エクセルで作成した資料をきれいに見せるには、いくつかポイントがあります。
1つ目に、セル内での文字位置を揃えることです。
セル内では、文字の位置を「上詰め」「上下中央揃え」「下詰め」にできます。
こちらがセルによってずれてしまっていると、なんとも統一感のない資料になってしまうでしょう。
全て上下中央揃えにしておくと、統一感が出てすっきりします。
2つ目に、背景に使用する色数を増やしすぎないことです。
エクセルの標準色は白色なので、色づけをしたくなるかもしれません。
しかし、見やすくなると思って色分けをしても、逆に見づらくなってしまうパターンもあります。
色を使いすぎたり、明るい色を使ったりすると、そのようなパターンに陥ってしまいます。
色を使用する場合には、同系色をいくつか使用する程度に抑えたり、薄めの色を使用したりすることが大切でしょう。
□まとめ
今回は、エクセルでの資料のまとめ方についてご紹介しました。
今回の記事を参考にして、見やすい資料作成を心がけてみてはいかがでしょうか。
注意事項として エクセル等のオフィスソフトで作成したものを 外注印刷の際はＰＤＦ化する必要があり
ＰＤＦ化するとレイアウトが崩れてしまうことが多々あり しっかり校正が必要です。
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