はがき印刷の専門業者が事務所移転の挨拶状を作成するときの注意点を解説!

事務所移転をするときは、その旨をお世話になっている取引先に知らせる必要があります。
ここでは、事務所移転を知らせる挨拶状を作るときに押さえておくとよいポイントをご紹介しています。
挨拶状の内容や準備の方法について困っている方は、ぜひ参考にしてみてください。

□事務所移転を知らせる挨拶状で日頃の感謝を述べると良い!

事務所移転をするときは、取引先にその旨を知らせるようにしましょう。
取引をしている会社だけではなく、顧問税理士や弁護士、協力企業などにも知らせておく必要があります。
移転を知らせないと、訪問をしていただいたときになどに、相手に迷惑をかけてしまいますね。
また、取引をする上で大切な書類が移転前の住所に届いたら、業務に大きな支障が出てしまいます。

事務所移転を知らせるときは、はがき印刷で作った挨拶状が使われることがよくあります。

挨拶状の内容は、移転を知らせるだけではなく、同時に日頃の感謝も述べると良いでしょう。
ささいなことですが、挨拶状で相手に良い印象を持ってもらうことが大切です。
自社の業務内容のアピールをしたり、今後の決意をさりげなく述べてみたりしても良いでしょう。
例文を参考にしながら、会社のイメージに合った挨拶状の文章を考えてみてください。

□事務所移転を知らせる挨拶状は余裕を持って準備することが大切!

事務所移転を知らせる挨拶状を送るまでには、さまざまな手順を踏みます。
具体的には、どのような流れとなっているのでしょうか。

まずは、前述したポイントに気をつけて本文を作成していきます。
記載すべき内容に取りこぼしがないか、慎重に見直すようにしましょう。
印刷した後にミスが見つかると、大きな損失となってしまいますね。

本文が完成したら、次に送り先をリストアップしていきます。
あらゆる方面に考えをめぐらし、漏れのないように気をつけましょう。
本文の内容は全ての挨拶状で統一できますが、宛名は送り先によって変える必要があります。
当社にご依頼いただければ、オプション料金で宛名も一緒に印刷ができます。

挨拶状を作るときなど、一度に大量のはがき印刷をする場合は、印刷の専門業者に依頼することをオススメします。
当社では印刷料金が安くなるキャンペーンを行っているため、お得に印刷ができます。
また、最新の高解像度オンデマンドシステムを搭載しているため、品質に妥協したくない方にもオススメです。

宛名も一緒に印刷をした場合は、その後、挨拶状に手を加える必要はありません。
そのまま投函して、事務所移転の旨を相手に知らせましょう。
発送するタイミングは、事務所移転をする2週間前から1ヶ月前がちょうど良いです。
慌てて挨拶状を作るとミスが多発するため、事務所移転が決まったらなるべく早く挨拶状の制作に折り組みましょう。

□挨拶状を作るときは形式にも注意する

ここでは、挨拶状を作るときに気をつけると良い、形式的なポイントをご紹介します。

普段文章を書くときは、段落ごとに空白を設けますが、挨拶状の場合はその空白は必要ありません。
また、挨拶状の文章には、句読点を付けないように気をつけましょう。
どうしても読みづらくなる場合は、句読点の代わりに空白を入れると良いです。
文字の大きさは、9ポイントから11ポイントが適しています。

挨拶状は縦書きが一般的ですが、最近では横書きの挨拶状も見られるようになってきました。
アルファベットを多く使う場合は、横書きの文章が適していますね。
ただし、相手が伝統を重んじる方であれば、縦書きの挨拶状が無難と言えるでしょう。

□まとめ

事務所移転の挨拶状を作るときの、注意点について解説をしました。
印刷にかかる時間を考えると、余裕を持って準備することが大切なのですね。
当社は、はがき印刷のサービスを提供している専門業者です。
事務所移転のときなど、大量のはがき印刷が必要になるときは、ぜひ当社にまとめてご依頼ください。