資料を作成するときは、内容にこだわることも大切ですが、細かな形式に注意を払うことも忘れてはいけません。
例えば、Officeソフトで資料を作成するときに注意するポイントとして、ヘッダーやフッターの挿入が挙げられます。
ここでは、ヘッダーやフッターを上手に活用する方法について解説をします。
□ページ数の多い資料にはヘッダーやフッターを使うと良い！
パワーポイントで資料を作成するときは、スライド形式であるため、ページをさかのぼって見る機会はあまりないかもしれません。
ところが、ワードやエクセルで資料を作成して図やグラフを載せると、どうしても情報量が多くなるため、ページをさかのぼって見る必要が出てくるでしょう。
そのようなときに、ページ番号が振られていなかったら、見てほしいページの指示が上手くできません。
ページをさかのぼって見る度に手間がかかっていては、資料の読み込みにストレスを感じてしまいますね。
このような問題を解決するために、ヘッダーやフッターを設定すると良いでしょう。
一度ヘッダーやフッターの設定をしておけば、自動的にその設定内容が全ページに反映されていきます。
ヘッダーとは、ページの上部に位置する要素で、会社名や文書タイトル、日付の表示に使用されることが多いです。
一方でフッターは、ページ下部に位置する要素で、ページ数の表示に使われることが多いです。
文章の内容によっては、フッターにコピーライト表記や注意書きなどの情報を表示しても良いでしょう。
Officeソフトでは、簡単にヘッダーやフッターの設定ができます。
「挿入」タブを開いたところにある「ヘッダーとフッター」をクリックすると、編集が可能になります。
初めての方は、あらかじめ用意されたパターンを使用することをオススメします。
自分の好みに編集することも可能ですが、指定のパターンを使用するだけでも十分に読みやすい資料を作成できるでしょう。
パターンは豊富にあるため、いろいろ試してみて、資料に合ったヘッダーとフッターの設定を選んでみてください。
□ヘッダーに会社のロゴを挿入することでアピールに繋がる！
手渡された資料の上部に、さり気なく会社のロゴが挿入されているのを見かけたことはありませんか。
会社を象徴するロゴが常にページの上部に位置していたら、読み手の意識にも残りやすいですね。
特に外部に向けて資料を作成するときは、会社のアピールのために、ロゴを挿入することをオススメします。
Officeソフトでは、ロゴの挿入も簡単にできるため、ぜひ試してみてください。
ヘッダーにロゴを挿入するには、まず「ページレイアウト」タブを開いたところにある「ページ設定」をクリックします。
そして、「ヘッダーの編集」をクリックして、開いたページにある「図の挿入」を選択します。
あとは、ファイルから会社のロゴを選んで挿入をして、「OK」ボタンをクリックしていけば編集は完了です。
実際に印刷をする前に、ページ設定画面の「印刷プレビュー」で、ちゃんとロゴが挿入されているか確認しておきましょう。
ヘッダーとフッターは1ページずつ設定する必要がありません。
少し手を加えるだけで資料の読みやすさが格段にあがるため、資料を作成するときにここで紹介した内容をぜひ参考にしてみてください。
□まとめ
ヘッダーやフッターを上手に活用することで、読み手に親切な資料が作成できるのですね。
資料を作成する機会がある人は、ぜひ試してみてください。
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