ワードの資料の作成で、綺麗なまとめ方をご紹介!

 
Microsoft Officeの文書作成ソフトWord(ワード)をご存知でしょうか。
Wordは学校のレポートやビジネスの資料作りなど幅広く使われているソフトです。
今回はそのワードを使った綺麗なまとめ方・レイアウトについてご紹介します。
 

□ワード資料を作る際の構成のコツをご紹介します

 
ワードで資料を作る際、会社のテンプレートやガイダンスに沿って、あまり迷うことなく資料作成を行う方も多いのではないでしょうか。
しかし、どの会社にもそのようなテンプレートやガイダンスがあるわけではなく、個人事業主など、ワード資料の作り方に悩んでいる方もいるでしょう。
今回はそのような方に向けて、資料の作り方をご説明します。
 
まず、資料を作る前に誰に何をしてほしいのが、目的を明確にすることです。
その目的を導入部とまとめ部分に配置することが重要です。
また、大見出しでその部分を目立たせておくことで、目的につながる可能性が高まるでしょう。
 
このように目的を資料に組み込んだら、早速、資料作りを始めましょう。
その際に構成をシンプルにすることは重要なポイントです。
目的の必要性、その目的を実現するための留意事項など、論理的に説明できると説得力が増すでしょう。
その目的を実現するためには何が必要で、何が不要か考えることで自ずと構成はシンプルなものになります。
 
次に、図表をどこに入れるかをあらかじめ決めておきましょう。
グラフや図、表は多くの要素が整理されているため、文章よりも効果的に情報を伝えれる場合があります。
傾向を分析したり、ある意見の説得力を高めたりするときに用います。
これらを適切に利用することで分かりやすい資料になるでしょう。
 
構成とその中身を決めたら、最後にレイアウトと結び付けていきます。
これはワードのアウトライン機能とデザイン機能で簡単に実現できます。
アウトライン機能によって「1段落・1内容・1キーワード」のルールに沿って簡単に文章を整理できるでしょう。
 
また、デザイン機能によって文章揃え・行間・見出しの位置を指定できます。
これらの機能を使うことで、非常にバランスのいいレイアウトに仕上がります。
 

□文字の装飾をマスターしよう

 
ワード資料を作る際に、構成とその中身を決めた後に文字をデザインしていきます。
きちんとした法則に則って行うことで、分かりやすいビジュアルになるでしょう。
 
まずは資料全体のベースカラーを決めましょう。
色付きの資料を作る際、資料全体のベースカラーを統一することで、スッキリとした印象を与えます。
色を採用する際も、会社のイメージカラーや資料のテーマに沿ったものを選びます。
色が人に与える印象と照らし合わせながら、考えましょう。
 
例えば、寒色や中性色はベースカラーに向いています。
一方、強調したい部分には暖色系の色を用いるといいでしょう。
ここで注意すべきポイントは、強調する部分を一ヶ所に絞るといったことです。
複数の箇所が強調されていると、本当に協調したい部分の印象は薄くなります。
 
また、余白といったポイントにも注意しましょう。
色使いや内容が良いのに、読みにくいといった場合は余白の使い方に問題があるかもしれません。
余裕持った余白を設けることで、文章に窮屈な印象がなくなり、読み手のストレスを減らすことができるでしょう。
 
この他にも、フォントや上下左右のバランスといったポイントにも気を配ることで、まとまったデザインにできます。
 

□まとめ

 
ワード資料を作成する際には以上のようなことに注意しましょう。
何よりも簡潔で、分かりやすく見やすい資料にすることが大切です。
アウトライン機能やデザイン機能を活用し、目的を実現できるような資料作りを心がけましょう。