資料を作成するときに必要な目次の構成とは?

 
皆さんは資料を作成する際に、目次を付けていますか。
企画書や提案資料などボリュームのある資料では特に、目次は必要不可欠なものになるでしょう。
それは目次に様々な効果があるためと考えられます。
 
そこで今回は、目次の効果と、目次の構成のポイントについてご紹介します。
目次について知りたい方は、ぜひご覧ください。
 

□目次の効果とは?

 
目次には、主に3つの効果があると考えられます。
 
まず1つ目に、全体の分量を冒頭を見ただけで把握できる効果です。
一般的に目次は、表紙の次のページに配置します。
そのような位置に配置することで、資料がどのくらいの分量なのかを読み手が冒頭部分で把握できるでしょう。
 
資料作りを行う際は、できるだけ不安要素は取り除く必要があります。
あとどのくらいの分量があるのか分からない場合、不安を感じながら読み進めていくことになります。
そうすると、内容に十分集中できないこともあるでしょう。
全体の分量を最初に把握しておくことで、読むのに必要な時間を把握し、読むための心構えができますよ。
 
次に、全体骨子を把握しやすくする効果があります。
目次の骨子を把握しておくことで、読み進めている途中でも残りの分量を把握できるでしょう。
また、全体の骨子を把握しておくことで、興味のある部分や重要だと感じる部分に「あたり」をつけられます。
 
「あたり」をつけておくことで、その部分にどのようにつながるのかを意識しながら読み進められ、理解が早まると言われています。
全体を把握せずに行き当たりばったりで理解を進めていくよりも、「あたり」を基準にして、内容を予想しながら読み進めていくことで頭の中を綺麗に整理できるでしょう。
 
そして最後に、内容の切り替えを明確にする効果があります。
これは、目次を中表紙に使う場合に効果を発揮します。
章が変わるタイミングで注目する章以外の部分をグレーアウトする目次を入れ込むことで、章が変わったことを意識づけられるでしょう。
 

□目次の書き方のポイントとは?

 
目次の効果を確認したら、早速目次の構成を考えましょう。
目次の構成を考える上で注意すべきポイントは3つあります。
 
1つ目は、全体の論理構造を確認することです。
資料全体の構成を確認し、全体の流れと部分が伝わるように目次を作成しましょう。
言いたいことは何か、どんな順序で伝えると効果的か考え、各要素同士の関係を踏まえた上で整理します。
メインページと部分的な詳細を意識すると、さらに良いですね。
 
2つ目は、見出しを付けることです。
見出しを付けることで、論理構造が一目でわかるようになります。
見出しがあると、論理構造を自然と意識して読み進められるでしょう。
 
3つ目は、目的に合わせてデザインすることです。
ロジックツリーのように配置するのか、ブロック状に配置するのか、ビジュアルイメージを入れるのかといったように、実際に資料を見せる時のことをイメージしながら最終調整を行いましょう。
 
また、ランクを考えることも重要です。
作る資料の構成にもよりますが、目次は中見出しランク2までを記載するのが基本でしょう。
 
ここで言うランクとは、行列の階数のことを指します。
大項目をランク1とすると、ランク2は中項目、ランク3は小項目となります。
ランク3まで記載する場合もありますが、シンプルな目次の構成を意識するのであればランク2までが基本となるでしょう。
 

□まとめ

 
資料は中身が大切です。
しかし、中身を読んでもらうためには、ぱっと見ただけで言いたいことが伝わるかが必要です。
 
その点、目次は重要な働きをするでしょう。
資料の入り口に「目次」を設定し、概略を把握することで全体像をイメージできます。
全体像がイメージできていると、読み手の理解が早まるでしょう。